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Basic Internal Control Policy

1.取締役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制

  • (1)取締役、執行役員及び社員(使用人)に対して、法令、社会倫理及び企業倫理の遵守を徹底させるため、コンプライアンス規程において「行動基準」を定める。
  • (2)企業倫理に従い、市民社会の秩序及び安全に脅威を与える反社会的勢力に対しては、毅然とした態度で臨み、一切の関係を持たない。
  • (3)コンプライアンス体制の構築及び運用については、「マネジメント会議」(代表取締役、管理系の執行役員と本部長等をもって構成され、代表取締役社長が議長を務める。)において、関連する方針、対応及び重要事項等を協議し決定する。
  • (4)「行動基準」の遵守やコンプライアンスへの取り組みは、マネジメント会議事務局として人事総務部が統括し、新規事業及び新規案件に内在するリスクを分析し、適時マネジメント会議に報告する。更に必要に応じて取締役会に報告する。また人事総務部は社員研修や各種社内会議等を通じて、コンプライアンスの意義等を啓蒙する活動を行う。
  • (5)取締役、執行役員及び社員は、コンプライアンス上の問題を発見した場合は、コンプライアンス規程に定める、通常の報告経路または通常と異なる通報手段としての内部通報制度により、報告または通報を行う。
  • (6)財務報告にかかわる内部統制については、財務報告の適正性と信頼性を確保するために必要な体制を整備し、充実を図る。

2.取締役の職務の執行にかかわる情報の保存及び管理に関する事項

  • (1)取締役の職務の執行にかかわる情報の保存及び管理は、文書管理規程に従い人事総務部が所管する。
  • (2)取締役及び監査役は、文書管理規程により管理が義務づけられた、取締役、執行役員及び社員の職務執行にかかわる文書(電磁媒体記録も含む。)を常時閲覧することができる。
  • (3)文書管理規程の改廃は、人事総務部起案により社内稟議され、取締役会で承認を受ける。

3.損失の危険の管理に関する規程その他の体制

  • (1)リスクの分析、分類及び対応体制を定めたリスク管理規程により、事業支援部が当社及び当社グループのリスク管理を統括する。事業支援部は新たにリスクを把握した場合、分析及び分類を行い、リスク管理規程の改廃を起案する。リスク管理規程の改廃は事業支援部起案により社内稟議され、取締役会で承認を受ける。
  • (2)リスク管理規程において想定されたリスクが顕在化またはその他重大なリスクが発生した場合は、全体を代表取締役社長(またはその代行者)が統括し対策本部を編成するとともに、対策本部長から指名され直接危機の沈静化を図る実施責任者は対策本部と連携し、危機または損害の拡大を抑える。その間の経緯は、実施責任者から対策本部へ報告され、対策本部はその対応策の方針を決定するとともに、実施した内容を取締役会に報告する。
  • (3)顕在化または発生したリスクが、会社経営に及ぼす影響が比較的軽微な事項並びに限定された部門または当事者のみが関与する事項の場合は、マネジメント会議並びに通常の職務分掌及び指揮命令系統により対応する。

4.取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

  • (1)職務権限規程及び稟議規程により、取締役、執行役員及び社員の意思決定ルールを定め、各役職者の権限及び責任を明確にし、適正かつ効率的な体制を構築する。
  • (2)各営業部門の業績、当社及び関係会社の損益、会社が重要と認めた管理指標及び内部監査の概況を月次ベースで報告及び検討し、次の活動方針を決定するために、毎月1回「本部長会議」(代表取締役、全ての執行役員と本部長等をもって構成され、代表取締役社長が議長を務める。)を開催する。
  • (3)取締役会への決議事項上程に先立って、投資等で重要な案件は計画段階も含め、関係役員会を開催し、内容の周知と懸案となる事項の審議、調整を行う。
  • (4)営業及び開発情報の共有化を目的に、毎月1回「営業本部長会議」(代表取締役、営業系及び開発系の全ての執行役員と本部長等をもって構成され、代表取締役社長が議長を務める。)を開催する。
  • (5)年度末において次年度以降の予算等を策定し、取締役会の承認を得、また中間期末においては下期に関する予算達成度の見通しを策定し、取締役会へ報告する。

5.当社並びに親会社及び子会社から成る当社グループにおける業務の適正を確保するための体制

  • (1)当社及び当社グループは、当社各部門またはグループ各社担当の当社執行役員もしくは当社本部長及びグループ各社社長が、各部門及びグループ各社の業務執行の適正を確保する内部統制を構築、整備し、運用する。このうち内部統制の構築、整備にあたっては、下記4)の効率的な業務執行のための対応や下記5)の内部監査結果を踏まえて、必要に応じて当社管理系の執行役員と本部長が情報を集約し、当社管理系各部門の専門スタッフがサポートする。
  • (2)グループ各社社長は、当社の関係会社管理規程及び予算管理規程に従い、必要な事項に関しては当社の承認を得、また財務決算、管理決算等の財務状況、営業成績及びその他重要情報について、グループ各社担当の当社執行役員または当社本部長並びに報告事項を所管する当社管理系各部門に報告する。またこれら報告を受けた各社担当の当社執行役員または当社本部長もしくは報告事項を所管する当社管理系各部門は、毎月1回開催される本部長会議及び営業本部長会議にて報告する。これにより、グループ各社の取締役等の職務の執行にかかわる当社への報告体制を維持し、充実を図る。
  • (3)グループ各社の損失の危険の管理に関する規程その他の体制は、グループ各社を当社の各部門と同様に位置づけ、当社のリスク管理規程により一元的に包括管理することで維持し、充実を図る。
  • (4)グループ各社の取締役等の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制は、当社予算管理規程等による連結ベースでの事業計画等の策定や、当社管理系各部門からグループ各社の間接業務等の運営に資するガイドライン等の提供、グループ各社から当社管理系各部門への報告、相談を通して維持し、充実を図る。
  • (5)グループ各社は、取締役等及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するために、個別にコンプライアンス規程を制定し運用する。また、当社内部監査室は、当社及び当社グループ各社の内部監査を実施し、その結果を当社代表取締役、当社各部門またはグループ各社担当の当社執行役員もしくは当社本部長、当社管理系の執行役員と本部長等に報告し、被監査部門の部店長及びグループ会社社長に結果を説明する。
  • (6)当社グループは、経営の独立性を確保しつつ、親会社(豊田通商株式会社)グループの一員としてそのグループ基本理念の精神を共有するとともに、親会社グループ全体における業務の適正を確保する体制との調和を図る。また、親会社グループとの契約や取引条件等は、その他顧客との取引における契約条件や市場価格を参考に、合理的に決定する。

6.監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する体制並びにその使用人の取締役からの独立性及びその使用人に対する指示の実効性の確保に関する事項

  • (1)監査役会事務局は主に財務経理部員が兼務し、会計監査人との情報交換、その他事務に関して監査業務を補助する。また監査役の求めに応じて、コーポレート本部内のその他の部員も監査役会事務局を兼務しその業務を行う。
  • (2)監査役は、内部監査室等管理系各部門の社員に対し、監査業務に必要な事項を命じることができる。当該命令を受けた社員は、その事項について監査役の指揮命令に従い、社内の指揮・命令系統から独立して調査にあたり、またその結果を直接監査役に報告する。
  • (3)監査役会事務局員及び監査役から監査業務に必要な事項を命じられた社員に対する人事異動発令または懲戒処分については、代表取締役は事前に監査役にその旨を説明し、監査役の意見を聴取するものとする。

7.当社並びに子会社の役員及び使用人等が当社監査役に報告するための体制及び当該報告をした者がその報告をしたことを理由に不利益な取扱いを受けないことを確保するための体制

  • (1)当社取締役は、グループ各社にかかわる次に定める事項を当社監査役に報告するものとする。
    a 当社グループに重大な損害を及ぼすおそれのある事態が発生した場合、その事実及びその経緯、対応方針及び対応結果
    b グループ各社の毎月の損益動向等の経営状況に関する事項
    c 内部監査状況に関する事項
    d リスク管理やコンプライアンス管理に関する重要な事項
  • (2)当社監査役が、監査上情報を必要と判断した事項につき、当社執行役員及び社員またはグループ各社役員及び社員(以下、「グループ役職員」という。)に報告を求めた場合は、当該グループ役職員は全ての業務上の予定を調整し、最優先で当社監査役に対して報告を行う。
  • (3)当社は、当社監査役へ報告を行ったグループ役職員に対し、当該報告をしたことを理由として不利益な取扱いを行わない。

8.監査役の職務の執行について生ずる費用または債務の処理にかかわる方針に関する事項及びその他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制

  • (1)当社は、監査役の職務の執行について生ずる費用予算を、毎年、一般管理費予算に含めて計上する。
  • (2)当社は、監査役より通常の監査に要する費用または監査上臨時に発生した費用の請求(会社法第388条に基づく費用の前払い等の請求を含む。)があったときは、決裁権限に応じ担当部署等が審議を行い、これら請求にかかわる費用や債務が監査役の職務の執行に基づくものではないと認められた場合を除き、速やかに支払処理する。
  • (3)監査役は、取締役会以外にも、本部長会議等の会社の主要な会議に出席することができる。
  • (4)監査役は、会計監査人の行う監査及び内部監査室の行う監査に同行し、その監査結果の報告会等へ出席できる。